Home

Projekt Management

 
Start > Dienstleistungen > Projekt Management
 
home
 
Unternehmen
Produkte
Dienstleistungen
Projektrealisierung
IT-Consulting
Requirements Management
Projekt Management
Modellierung
Software Entwicklung
News & Events
Seminare
Mitarbeiter

Projektmanagement

Sie wollen Ihre Software in der geplanten Zeit, im geplanten Budget, im geplanten Leistungsumfang und der geplanten Produktqualität haben? Dieses Ziel erreichen Sie mit einem Projektmanagement von OBJECT International Software.

In diesem Abschnitt behandeln wir die Punkte:

  1. reibungsloser Start eines Softwareprojekts
  2. wirkungsvolle Steuerung eines Softwareprojekts
  3. gelungener Abschluss eines Softwareprojekts

Ihr erfolgreicher Projektstart

Damit Ihr Projekt gut beginnen kann, müssen die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt klar und eindeutig formuliert sein. Vor Projektstart müssen einige Fragen geklärt werden:
Wer sind die Stakeholder, also die Beteiligten und Betroffenen, des Projekts?

  1. Wer sind Auftrag- und Geldgeber?
  2. Wer sind die Auftragnehmer?
  3. Wer ist der Projektleiter?
  4. Wer sind die Projektmitarbeiter?
  5. Wer sind die Anwender Nutznießer der zu erstellenden Software-Lösung?
  6. Wer ist noch vom Projekt betroffen?

Das Projekt sollte eine Vision haben, die sich in einem Satz formulieren läßt. Ein Beispiel hierfür ist: "Ziel des Projekts ist die Erstellung eines Softwaregenerators, mit dem sich jeder seine Individualsoftware innerhalb von 10 Minuten generieren kann." Stellen Sie sich und Ihren Stakeholdern die folgenden Fragen!

  1. Was sind die Ziele des Projekts?
  2. Welche Ziele sind unabdingbar?
  3. Welche Ziele sind nice to have?
  4. Welche alternativen Wege zu diesen Zielen gibt es?
    (Zeigen Sie immer mindestens eine Alternative auf!)
  5. Warum wird zu Begin des Projekts eine bestimmte Alternative gewählt?

Für den zeitlichen und personellen Rahmen Ihres Projekts sollten Sie folgende Fragen beantworten:

  1. Wann soll Ihr Projekt starten, wann soll es abgeschlossen sein?
  2. Wann kann Ihr Projekt starten, wann kann es abgeschlossen sein?
  3. Welche wesentlichen Aufgaben müssen im Projekt erledigt werden und welche Aufgaben sind nicht in diesem Projekt zu bearbeiten?
  4. Was wird sich durch die erfolgreiche Fertigstellung des Ptrojekts verändern?
  5. Hat das Projekt Risiken und Besonderheiten, wenn ja welche?

Klären Sie diese Fragen direkt zu Beginn eines Projekts indem Sie alle Beteiligten integrieren. Machen Sie aber bitte keine Mammut Sitzungen mit 20 Teilnehmern oder mehr, sondern beschränken Sie sich auf die wichtigen Teilnehmer. Sind sehr viele Personen von Ihrem Projekt betroffen, so teilen Sie die Seitzungen und Workshops zur Informationsgewinnung thematisch in kleine Teile auf. Fügen Sie dann das Puzzle zusammen und schauen Sie ob alles passt.

Strukturen Ihres Projekts

Die Erfahrung der Object International Software zeigen, dass die Komplexität von Softwareprojekten häufig unterschätzt wird. Der Aufwand für einzelne Arbeitsblöcke wird zu gering geschätzt, ganze Aufgabenblöcke werden bei der Planung vergessen, Urlaubs- und Krankheitstage nicht berücksichtigt oder die Abhängigkeiten von externen Zulieferungen oder externen ereignissen nicht berücksichtigt. Die Folgen davon sind immer die gleichen: Softwareprojekte dauern länger und sind teurer als geplant. Derartige Fehler passieren mangels Erfahrung oder mangels strukturierter Vorgehensweise.

Ordnen Sie alle Projektaufgaben und gliedern Sie diese in Teilprojekte und Arbeitspakete. Sie benötigen eine möglichst vollständige Übersicht über alle wesentlichen Projektaufgaben und eine realistische Aufwandsschätzung für diese Arbeitspakete. Diese Gliederung erfolgt in Ihrem Projektplanungswerkzeug. Legen Sie fest wer, wann für welche Teilbereiche des Projekts verantwortlich ist. Ernennen Sie Teilprojektleiter und Gruppenleiter solange, bis alle Aufgaben einen Verantwortlichen haben.

Alle Teilprojekte sollen eindeutig voneinander abgegrenzt und möglichst unabhängig voneinander sein. Hilfreich ist eine grafische Darstellung Ihrer Projektstruktur.

Teilprojekte werden in einzelne Arbeitspakete unterteilt, um einen umfassenden Überblick über alle Aufgaben Ihres Projekts zu erhalten. Die Kunst liegt darin, einerseits keine Aufgaben zu vergessen, andererseits aber nur soweit zu untergliedern, dass das Ganze übersichtlich bleibt.

Planen Sie grob, wann welche Teilprojekte abgeschlossen sein sollen und markieren Sie diese Meilensteine in Ihrem Projektplan.

Planen Sie fachliche Abhängigkeiten der einzelnen Schritte und Teilprojekte.

Schätzen Sie den Aufwand (Arbeitszeit, Kosten und Durchführungsdauer) für jedes Teilprojekt, um einen ersten Überblick über Termine,  Kosten und benötigte Mitarbeiter, Räume und Technik zu erhalten.

Kommunizieren Sie Ihre Erkenntnisse an Ihre Stakeholder!

Aufbau einer Projektorganisation

Für ein erfolgreiches Software Projekt benötigen Sie eine gute Mannschaft, die vernünftig miteinander arbeitet. Es ist wie im Mannschaftssport: wenn Sie sehr gute individuelle Spieler haben, gewinnen Sie dadurch noch gar nichts. Erst wenn das Zusammenspiel stimmt, haben Sie Aussicht auf Erfolg.

In ein typisches Software-Projekt sind viele Unternehmensbereiche involviert. Aus den betroffenen Bereichen rekrutieren Sie gute Leute, die Sie in Ihr Projektteam integrieren. Vergessen Sie nicht, dass Sie außer Häuptlicngen auch Indianer brauchen, also dass in Ihrem Projekt auch Software gemacht werdn muss. Das Zusammenspiel wird durch den Softwareentwicklungsprozess geregelt.

Eine gute Projektorganisation ist einer der Schlüssel zum Erfolg. Sie setzt sich aus folgenden wesentlichen Instanzen zusammen:

Projektsteuerungs-Gremium
Das Projektsteuerungs-Gremium ist die oberste Lenkungsinstanz in Ihrem Projekt. Es legt fest, wer die Projektleitung übernimmt, beurteilt und bestätigt die Projektplanung des Projektleiters für die einzelnen Projektphasen (Ziele, Termine, Budget), überwacht regelmäßig den Fortschritt des Projektes und entscheidet über alternative Vorgehensweisen und Änderungen bei ausserordentlichen Projektsituationen. Die Projektleitung berichtet an das Projektsteuerungs-Gremium ist in diesem Gremium auch vertreten. Ein Vertreter der Geschäftsleitung wirkt ebenfalls mit, um die Bedeutung des Software-Projektes nach außen zu unterstreichen.

Projektmanager
Der Projektmanager plant und steuert die operative Umsetzung des Projektes. Ein typischer Projektmanager führt sein Projektteam und ist selbst Teil des Teams. Der Projektmanager plant und koordiniert die Projekttätigkeiten anhand des Projektplans, benennt die internen und externen Projektteilnehmer und steuert und überwacht den Projektfortschritt. Er berichtet regelmäßig den Projektstand an das Projektsteuerungs-Gremium. 

Projektteams
Für die Fachaufgaben und das Erledigen der Arbeitspakete holen Sie interne und externe Fachleute an Bord, die dem Projektleiter unterstellt werden. Klären Sie rechtzeitig die zeitliche Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter. Für größere, in sich geschlossene, klar abgegrenzte Aufgabenblöcke setzen Sie Teilprojekte auf und installieren entsprechende Teilprojektteams von 2 bis 8 Mitarbeitern, die der Projektleitung unterstellt werden.

Benennen Sie zu jedem Team einen Gruppenleiter, der über die Ergebnisse der Grupe an den Projektmanager berichtet.

Organisatorische Probleme in Software-Projekten sind:

  1. Keine oder unklare Verteilung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  2. Mitarbeiter stehen nur auf dem Papier, nicht aber in der Realität für das Projekt zur Verfügung.
  3. Reibungsverluste zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Teilprojekten
  4. Fehlende Rückendeckung durch die Unternehmensleitung

Die wichtige Rolle der Kommunikation

Sie haben ein gutes Team beisammen. Alle Beteiligten müssen nun auf ein gemeinsames Ziel zu arbeiten. Damit Ihr Projekt in die richtige Richtung läuft, benötigen Sie wirksame Kommunikation zwischen den Beteiligten. Motivation durch Information!

Ziele der Kommunikation:

Die Projektmitarbeiter wissen über den Gesamtrahmen und den aktuellen Projektsstand Bescheid. Sie kennen die Bedeutung ihrer Aktivitäten für das Projekt und können diese einordnen. Die Projektmitarbeiter benötigen jederzeit Antworten auf wesentliche Fragen:

  1. Was sind die Ziele und der Nutzen des Projektes?
  2. Welche Aktivitäten umfasst das Projekt insgesamt?
  3. Wo stehen wir im Projekt?
  4. Was ist meine Rolle und mein individueller Beitrag zum Projekt?
  5. Welche Aufgaben muss ich als Projektmitarbeiter zu welchem Zeitpunkt erledigt haben?

Die Projektleitung weiss über den Arbeitsfortschritt im Projekt Bescheid. Problemsituationen, Terminverzögerungen, Aufwandsüberschreitungen und Reibungsverluste, wie Konflikte und mangelnde Abstimmung der Beteiligten, werden frühzeitig erkannt und können gelöst werden. Die Projektleitung benötigt kontinuierlich folgende Informationen, die Sie bei den Projektmitgliedern erfragen muss:

  1. Arbeitsfortschritt bei den einzelnen Arbeitspaketen
  2. aktueller Stand der Teilprojekte
  3. Schwierigkeiten im Projekt
  4. Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter
    Urlaub, Krankheit, Ausbildung etc.

Starten Sie Ihr Projekt mit einem Kick-off-Meeting, auf dem das Projekt präsentiert wird. Laden Sie hierzu alle Projektmitarbeiter und wichtige Stakeholder ein. Präsentieren Sie die Ziele, Aufgaben und die Struktur des Projekts und die Personen, die das Projekt im wesentlichen tragen werden. Stellen Sie die Beteiligten des Projekts einander vor und präsentieren Sie Ihr Organigramm. Setzen Sie alle Beteiligten über den aktuellen Zeitplan in's Bild und zeigen Sie den Inhalt und Zeitpunkt der Meilensteine auf.

Installieren Sie einen Jour fixe als regelmäßige Veranstaltung, auf der Sie den momentanen Status und alle wichtigen Angelegenheiten im Projekt besprechen. Hierzu gehören:

  • Arbeitsfortschritt bei den Arbeitspaketen / Teilprojekten und Termine
  • Schwierigkeiten und Probleme
  • Personaleinsatzplanung
  • Änderungen der Projektanforderungen etc.
  • erreichte Erfolge sowie Lob und Tadel für das Projekt

Führen Sie nach Bedarf weitere Projektbesprechungen durch. Beipiele sind:

  • Telefonkonferenzen zur Abstimmung der Projektbeteiligungen bei operativen Projektaufgaben
  • Workshops zur  Ermittlung und Abstimmung von Projektanforderungen
  • Projekt-Reviews oder Teilprojekt Revies beim erreichen von Meilensteinen, um zu bestimmen ob und wie das Projekt weitergeführt wird

Auf Basis des Tätigkeitsberichtes sollten Sie mit den Mitarbeitern besprechen, wo möglicherweise Probleme bestehen und welche Aktionen Sie einleiten sollten und werden, um diese zu lösen.
Setzen Sie in Ihrem Projekt das Prinzip der Schriftlichkeit durch. Alle Planungen, Absprachen, Beschlüsse und Berichterstattungen im Projekt sind in Schriftform zu dokumentieren. Keine Besprechung ohne schriftliche Agenda und ohne schriftliches Ergebnisprotokoll! Treffen Sie keine Entscheidungen und Beschlüsse, die nicht schriftlich vorbereitet und dokumentiert sind. Legen Sie Verteilerlisten an, über welche die Informationen in ihrer Projektorganisation verbreitet werden. So vermeiden Sie unterschiedliche Informationsstände unter den Projektbeteiligten. "Welcher Personenkreis sollte was wissen?" lautet bei der Erstellung der Verteiler die entscheidende Frage. Versuchen Sie, homogene Gruppen zu bilden, die ein berechtigtes Interesse an den Informationen haben.

Richten Sie in Ihrem Netzwerk einen virtuellen Projektraum ein. Ideal dafür sind Collaboration Werzeuge oder ein gemeinsames Projekt- und Prozessportal.

Wirkungsvolle Projektsteuerung

Softwareprojekte, aber auch andere Projekte, sind bekannt dafür, länger zu dauern und teurer zu werden, als geplant. Mit einer wirksamen Projektsteuerung halten Sie Ihr Projekt auf Kurs. Sie verhindert, dass Sie den Überblick über Zeit und Kosten verlieren.

Wichtiges Element der Projektsteuerung bzw. des Projektcontrollings ist ein ständiger Vergleich des Projektplans mit der Realität in Form eines wöchentlichen Statusberichts.

Dieser enthält:

  • Projektgesamtstatus
  • Terminverschiebungen
  • Erreichung von Meilensteinen
  • Fertiggestellte Ergebnisse
  • neue Risiken
  • Geplante Aktivitäten der kommenden Woche

Aktualisieren Sie Ihren Projektplan wöchentlich anhand des Statusberichts. Nur so können Sie die Gefährdung von Meilensteinen frühzeitig erkennen und gegensteuern.

Führen Sie eine Hot-Item-List. Diese Liste beschreibt, welche Aufgaben dringend anliegen und mit welcher Priorität diese gelöst werden müssen. Die Erfahrung zeigt, dass nicht jeder im Team das gleiche Verständnis hat, was dringend erledigt werden muss. Mit der Dringlichkeitliste schaffen Sie einen einheitlichen Informationsstand. Haken Sie nach, wenn ein vereinbartes Projektergebnis fehlt! Haken Sie Erledigtes ab!

Führen Sie eine Risiko Liste! Diese Liste enthält alle identifizierten Risiken mit ihrer Risikobewertung und einem Termin zu dem das Risiko aus der Welt geschafft sein muss. Greifen Sie die Risiken zuerst an. Je höher die Risikobewertung, um so früher müssen Sie das Risiko angreifen. Haken Sie gebannte Risiken ab und kommunizieren Sie das den Projektmitgliedern. Das motiviert!

Führen Sie im Projekt Änderungen der ursprünglichen Planung (insbesondere bei der technischen Realisierung: Erweiterungen von Funktionalitäten!) nur durch, wenn diese ein formales Change Request Verfahren durchlaufen haben.

Projektabschluss

Als erstes kümmern Sie sich durch die vorgenannten Punkte darum, dass Ihr Projekt überhaupt fertig wird. Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Planen Sie auch das Ende! Dazu gehört rechtzeitig Ressourcen abzubauen und die Übergabe an die Wartung/Pflege vorzubereiten. Denken Sie daran, dass Ihre Arbeitsergebnisse auch verteilt und installiert werden müssen. Ihre Benutzer und Endanwender werden Dokumentation zu Ihrer Software sehen wollen. Sie sehen: auch das Ende will geplant und gesteuert sein.

Fertigen Sie einen Projektabschlussbericht. Aktualisieren Sie alle Dokumente (Modelle, Architekturen, Handbücher, API-Beschreibungen, Wartungsanweisungen, Administratorhandbücher etc...) auf den "As-Built" Stand. Checken Sie Ihre Item-List und Ihre Risk-List, ob nicht etwas vergessen wurde. Lassen Sie die Projektergebnisse von Ihren Stakeholdern abnehmen. Eine Abnahme ist auch noch ein letzter Check, ob wirklich nichts vergessen wurde. Tragen Sie die Ergebnisse dem Projektsteuerungs Gremium vor.

So wie Sie einen Projekt-Kick-Off gemacht haben, sollten Sie jetzt ein Projekt-Close-Out machen. Laden Sie alle, die zum Gelingen Ihres Projektes beigetragen haben ein, mit Ihnen den Erfolg zu feiern. Das trägt zwar nicht mehr zum Gelingen dieses Projektes bei, aber nach dem Projekt ist vor dem Projekt; und zwar vor dem nächsten. Und Sie wollen doch, dass Ihre Projektmitarbeiter, mit denen Sie jetzt ein eigespieltes Team sind, auch das nächste Projekt gerne mit Ihnen zusammen machen.

Viel Erfolg beim nächsten Projekt wünscht Ihnen OBJECT International Software.

Unsere Geschäftsbereiche:

Produkte

Dienstleistungen

Seminare

nützliche Links

Manchmal ist Rechts auch nützlich, solange es sich nicht um extremistische poilitische Gesinnungen handelt. An dieser Stelle meinen wir aber Verknüpfungen zu anderen Seiten, derern Inhalt von uns als "dem Thema zuträglich" bewertet wird.

HERMES, ein Projektführungssystem aus der Schweiz